Regulamin studia pilates, jogi i fitness: co powinien zawierać (lista punktów)

Regulamin to dokument, którego nikt nie czyta, dopóki nie pojawi się spór. Wtedy okazuje się, czy studio może spokojnie powiedzieć „zasady są takie", czy musi negocjować każdy przypadek od nowa. Dobry regulamin jest krótki, napisany ludzkim językiem i odpowiada na pytania, które klienci naprawdę zadają.

Ważne: ten artykuł to lista kontrolna, a nie porada prawna. Gotowy regulamin, zwłaszcza w części o prawach konsumenta i RODO, warto dać do przejrzenia prawnikowi.

1. Dane studia i definicje

Na początku napisz, kto świadczy usługi: nazwa firmy, adres, NIP, dane kontaktowe. Potem krótko zdefiniuj pojęcia, których używasz dalej, na przykład „Zajęcia", „Karnet", „Wejście jednorazowe", „Klient". Dzięki temu nie ma sporu, czy „miesiąc" to 30 dni, czy miesiąc kalendarzowy.

2. Zapisy na zajęcia

Opisz:

• jak można się zapisać (online, telefonicznie, na miejscu),
• do kiedy można się zapisać przed zajęciami,
• co się dzieje, gdy grupa jest pełna (lista oczekujących i zasady awansu),
• ile minut przed zajęciami trzeba przyjść i co z osobą spóźnioną.

Jeśli prowadzisz listę oczekujących, napisz, czy osoba z listy jest zapisywana automatycznie, czy dostaje propozycję do potwierdzenia. Szczegóły w artykule Jak prowadzić listę oczekujących.

3. Odwołania i nieobecności

To punkt, o który najczęściej toczą się spory. Musi być jednoznaczny:

• do ilu godzin przed zajęciami odwołanie jest bezpłatne,
• co się dzieje przy późnym odwołaniu i przy nieobecności bez odwołania,
• czy są wyjątki (np. udokumentowana choroba) i kto o nich decyduje,
• co się dzieje, gdy to studio odwołuje zajęcia.

Modele polityki odwołań i gotowe sformułowania znajdziesz w tekście Jak ustawić politykę odwołań.

4. Karnety i płatności

• rodzaje karnetów i to, na jakie zajęcia uprawniają,
• ważność (od daty zakupu czy od pierwszego wejścia),
• czy karnet jest imienny, czy można go przekazać,
• czy i kiedy można go zawiesić (choroba, ciąża, wyjazd),
• metody płatności i moment zapłaty,
• co się dzieje z niewykorzystanymi wejściami po terminie.

Karnet bez możliwości zawieszenia w żadnej sytuacji to prosta droga do negatywnej opinii. Rozsądna furtka, np. zawieszenie na podstawie zwolnienia lekarskiego, kosztuje niewiele, a buduje zaufanie. Więcej o konstruowaniu oferty w artykule Jak sprzedawać karnety.

5. Zwroty i odstąpienie od umowy

Przy sprzedaży przez internet klient będący konsumentem co do zasady może odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni. Są od tego wyjątki, m.in. dla usług sportowych z oznaczonym dniem lub okresem świadczenia. Jeśli klient chce zacząć korzystać z karnetu przed upływem 14 dni, powinien wyrazić na to wyraźne żądanie, a przy odstąpieniu płaci za wykorzystaną część.

W regulaminie opisz, jak złożyć oświadczenie o odstąpieniu, w jakim terminie oddajesz pieniądze i jak liczysz wykorzystaną część. Tę część koniecznie skonsultuj z prawnikiem, bo zależy od tego, jak sprzedajesz.

6. Zdrowie i bezpieczeństwo

• klient ćwiczy na własną odpowiedzialność w zakresie swojego stanu zdrowia i powinien skonsultować udział z lekarzem, jeśli ma przeciwwskazania,
• klient informuje instruktora o urazach, ciąży i chorobach, które mogą mieć znaczenie,
• zasady korzystania ze sprzętu (np. reformerów tylko pod okiem instruktora).

Uwaga: informacje o zdrowiu to dane szczególnej kategorii w rozumieniu RODO. Zbieraj tylko to, czego naprawdę potrzebujesz, i przechowuj je bezpiecznie.

7. Dane osobowe (RODO)

Regulamin powinien odsyłać do polityki prywatności, która mówi:

• kto jest administratorem danych,
• w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzasz dane,
• komu je przekazujesz (np. system rezerwacji, operator płatności, biuro rachunkowe),
• jak długo je przechowujesz,
• jakie prawa ma klient i jak z nich skorzystać.

Zgody marketingowe (newsletter, SMS z promocjami) zbieraj osobno od akceptacji regulaminu. Nie mogą być warunkiem zapisu na zajęcia.

8. Wizerunek

Jeśli robisz zdjęcia i nagrania z zajęć, opisz to i zbieraj osobną, dobrowolną zgodę. Daj możliwość jej wycofania. Dobra praktyka: przed nagraniem zapytaj grupę i ustaw osoby bez zgody poza kadrem.

9. Zasady porządkowe

Krótko i po ludzku: obuwie na sali, telefony wyciszone, rzeczy w szatni, punktualność. Napisz też, czy studio odpowiada za rzeczy pozostawione w szatni. Ograniczenie odpowiedzialności nie może jednak wyłączać odpowiedzialności za szkody z Twojej winy.

10. Reklamacje

Jak złożyć reklamację, na jaki adres i w jakim terminie odpowiesz. Najprościej: e-mail i odpowiedź w ciągu 14 dni.

11. Zmiany regulaminu

W jaki sposób i z jakim wyprzedzeniem informujesz o zmianach, i jak zmiana wpływa na już kupione karnety. Uczciwa zasada: zmiana nie pogarsza warunków karnetu kupionego przed nią.

Najczęstsze błędy

• Kopiowanie regulaminu innego studia. Zawiera zasady, których nie stosujesz, i brakuje w nim tych, które stosujesz.
• Język prawniczy. Klient ma zrozumieć zasady odwołań w 10 sekund.
• Klauzule niedozwolone. Na przykład „studio nie ponosi żadnej odpowiedzialności". UOKiK prowadzi rejestr klauzul uznanych za niedozwolone, warto do niego zajrzeć.
• Regulamin schowany w szufladzie. Musi być dostępny na stronie i akceptowany przy zakupie lub pierwszym zapisie.

Gdzie umieścić regulamin

Link do regulaminu powinien być w stopce strony studia, przy formularzu zapisu i przy zakupie karnetu, z polem do akceptacji. Zasady odwołań warto dodatkowo powtórzyć w potwierdzeniu zapisu i w przypomnieniu przed zajęciami. W STUDIOVA regulamin studia i polityka odwołań są widoczne przy zapisie, a system sam pilnuje terminów odwołań.